Un pedido puede estar confirmado y seguir pendiente de pago. Una guía práctica para registrar cada paso y continuar el trabajo sin reconstruir todo el chat.
Un cliente manda una foto, cambia una cantidad por audio y después pregunta a qué hora puede retirar. Si todo queda en el chat, alguien tiene que reconstruir qué se acordó antes de preparar el pedido.
Para ordenar pedidos por WhatsApp, empezá con un registro por pedido, la confirmación por escrito y el seguimiento separado de pago y entrega. Puede ser una planilla compartida o la herramienta que ya usa el negocio. Lo esencial es que otra persona pueda continuar sin depender de tu memoria.
“Quiero dos” todavía deja preguntas abiertas: dos unidades de qué producto, con qué opción, para cuándo y con qué modalidad de entrega.
Antes de confirmar, revisá productos, cantidades, variantes, disponibilidad, importe y retiro o envío. Dejá por escrito lo acordado y cualquier dato que siga pendiente. Acordá también qué condiciones necesita cumplir el pedido para empezar a prepararlo.
Si usás el carrito de WhatsApp Business, el cliente puede reunir artículos y enviar la selección en un mensaje. La ayuda de WhatsApp aclara que el pedido necesita la confirmación del vendedor.
Copiá esta plantilla al registro que comparta tu equipo y completala con lo que acordaron. Pedí sólo los datos necesarios; la dirección, por ejemplo, hace falta si hay envío.
Pedido: [referencia y fecha]
Cliente: [nombre y contacto]
Productos: [artículo, variante, cantidad y observaciones]
Confirmación: [qué se acordó y qué falta]
Importe: [productos + entrega = total acordado]
Pago: [medio, pendiente/parcial/comprobado e importe comprobado]
Entrega: [retiro o envío, fecha/franja, dirección si corresponde y estado]
Próxima acción: [qué falta, quién lo hace y para cuándo]
Si una persona hace dos pedidos diferentes, registralos por separado. Usá la misma referencia cuando comuniques un cambio para que nadie lo aplique a la compra equivocada.
Un pedido confirmado puede estar pendiente de pago. Uno pagado puede seguir en preparación. Y uno entregado puede tener un cobro pendiente si esa fue la condición acordada.
Elegí pocos estados que el equipo entienda. Esta es una propuesta para empezar:
| Qué seguís | Estados posibles |
|---|---|
| Pedido | Por confirmar, confirmado, en preparación o cancelado. |
| Pago | Pendiente, parcial o comprobado. |
| Entrega | Pendiente, listo para retirar, en camino o entregado. |
Cada cambio debe corresponder a un hecho comprobado. Un mensaje que dice “ya transferí” todavía requiere revisar el cobro antes de marcarlo como comprobado.
Definí quién actualiza cada dato. Si cambia una cantidad o el horario, corregí la ficha y avisale a quien prepara o entrega. Al terminar el turno, revisá los pedidos abiertos y dejá su próxima acción asignada.
Las etiquetas ayudan a organizar y encontrar conversaciones. Las respuestas rápidas permiten reutilizar mensajes frecuentes. El catálogo muestra productos y el carrito reúne una selección para enviarla al negocio. Podés consultar estas funciones de WhatsApp Business en su sitio oficial.
Podés empezar con etiquetas como “Por responder” o “Falta confirmar” y una respuesta rápida para pedir lo que falta:
Para confirmar, pasame producto y cantidad, si retirás o necesitás envío y para qué día. Te confirmamos disponibilidad, total y horario por acá.
Revisá el mensaje antes de enviarlo para adaptarlo a esa conversación. La etiqueta sirve para encontrar el chat; la ficha conserva el detalle de cada compra, incluso cuando un cliente tiene más de un pedido.
Ejemplo ficticio, sin datos de clientes: una persona consulta por dos hamburguesas clásicas para retirar. El negocio confirma los productos, el total y el retiro a las 21. Acuerdan pagar en efectivo al retirar.
Cuando la preparación termina, se marca “Listo para retirar”. Al entregar y cobrar, se registran ambos hechos. Si el cliente cambia el horario, mostrador actualiza la ficha y avisa a cocina. Así el chat puede seguir abierto mientras el equipo sabe qué hacer.
No hay una cantidad universal de ventas que obligue a cambiar. Mirá qué dificultades se repiten: buscar la misma información varias veces, duplicar respuestas, depender de una persona o no saber qué se cobró y entregó.
Si el registro compartido deja de ser suficiente, evaluá una herramienta que reúna esos pasos. Pedí ver cómo entra el pedido, quién lo confirma, cómo se registra el cobro y qué información recibe quien entrega. Probá también un cambio de cantidad, un pago pendiente y una cancelación.
Si también estás decidiendo cómo recibir los pedidos desde tu web, compará cuándo conviene un catálogo y cuándo una tienda online.
En Burger City, la web presenta el catálogo y permite elegir productos y cantidades. La selección continúa por WhatsApp, donde el equipo confirma disponibilidad, pago y condiciones de entrega o retiro. El negocio utiliza las herramientas de envíos de Acento para continuar ese trabajo.
Podés ver el caso de Burger City para entender ese recorrido y ver ejemplos de Pedidos en Acento para conocer el seguimiento de un pedido. La solución de pedidos, pagos y envíos explica cómo se prepara según cada negocio.
Sí, si el equipo puede consultarla y mantenerla actualizada. Usá una fila por pedido, acordá quién registra los cambios y probá si otra persona puede continuar con esa información.
Acordá quién toma cada consulta y cómo deja el pendiente al cambiar de turno. Que una conversación figure como leída no alcanza para saber si alguien la resolvió.
Elegí tres pedidos terminados y comprobá si podés recuperar productos, confirmación, cobro y entrega. Después revisá uno pendiente: debe quedar claro qué falta y quién se ocupa. Anotá las dudas para corregir el registro.
Si querés revisar ese recorrido en tu negocio, contanos cómo recibís y entregás los pedidos.
Pagar anuncios puede traer más gente, pero no siempre trae más ventas. Antes de poner más plata, revisá si la gente entiende qué vendés, por qué confiar y cómo comprarte.